谈判小组和询价小组应该何时组建？（73期）

最近有个地方的政府采购监管部门下发了一个通知，明确要求采购人和代理机构在编制谈判文件和询价通知书（后称采购文件）时组建谈判小组和询价小组（后称评审小组），参与编制采购文件，并要求评审小组按采购文件规定的时间和地点参与后续的谈判和询价。这则“通知”下发后，自然在当地引起了轩然大波，因为这和长期奉行在谈判和询价前组建评审小组的做法有很大的不同。当地采购人和代理机构均表示不习惯、太麻烦、成本高、效率低、评审专家名单在评审前易外泄。那么，到底评审小组应该何时组建呢？

我们知道，根据《政府采购法》，采用竞争性谈判方式，第一步是成立谈判小组；第二步呢要制定谈判文件；第三步确定参加谈判的供应商名单；第四步是进行谈判。询价方式的程序和竞争性谈判大同小异，依次为成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商。有所不同的是，询价采购没有提到制作询价通知书这个环节。　　

那么，竞争性谈判和询价先行组建评审小组，有好处吗？这种做法值得推广吗？　　

如果，竞争性谈判和询价先行组建评审小组，采购需求经过把关会更加准确完整；采购文件的质量也会得到提升，可以减少质疑和投诉，从而提升政府采购的效率。　　

凡事有利呢也有弊。那么这么做的弊端呢？我认为有五点。　　

一是评审小组名单在评审前易外泄。虽然采购人和代理机构会再三强调所有参与方、知晓方对评审小组名单和项目进展情况保密，但是多方多人知道的事情无疑加大了保密难度，从而影响政府采购的公平性，甚至有可能造成供应商和评审小组串通，带来更为严重的后果。对于采购金额较大、含有评审小组主观打分的竞争性磋商项目先期组建评审小组，出于利益驱动，外泄的可能性会更大。　　

二是实践中，采购文件大多是采购人和代理机构自己把关。应该说，最熟悉采购需求的是采购人，对采购文件最负责和对相关政府采购法律法规最熟悉的是采购代理机构。临时组建的评审小组无论对采购需求，还是对政府采购法律法规的把握，短时间内都难以做到专业精准，甚至有些专家只是赶来签字领取评审费就走人。　　

三是如果有评审小组对采购文件把关，采购人和代理机构前期有可能降低责任心，也可能降低对采购文件质量的要求。如果出现不利后果则会推给评审小组，这与《政府采购法实施条例》要求采购人承担政府采购主体责任，是相背离的。　　四是增加政府采购项目成本。目前，更多的是按采购预算大小选择采购方式。低于政府采购限额标准的项目选择竞争性谈判和询价。几十万甚至几万的项目，要两次甚至多次请评审小组，光评审费用和场地费用就是一笔不小的开支。　　

五是降低了采购效率。在整个项目进展中，制作采购文件、变更采购文件、按采购文件约定时间进行谈判和询价，每一步都需要召齐评审小组方可进行。遇到评审小组个别成员临时有事、身体有恙等未能按约定时间参与，就需变更时间和地点，严重影响采购效率。　　

由此看来，先行组建评审小组的做法不应该推崇。目前还是按照多年来实践中形成的惯例，在评审前组建评审小组比较合理，对政府采购项目呢也更有利。　　

亲爱的政府采购同行，你有什么看法呢？欢迎在留言板上继续探讨。